Privacyverklaring Legal Consultants AZ BV

1 Verwerkingsverantwoordelijke

Legal Consultants AZ B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

2 Op wie deze verklaring betrekking heeft

Deze verklaring geldt voor cliënten, potentiële cliënten, vertegenwoordigers, contactpersonen van organisaties, wederpartijen, gemachtigden, deskundigen, leveranciers en bezoekers van de website of het cliëntenportaal. Wanneer een cliënt gegevens over andere personen verstrekt, moet die cliënt daarvoor een geldige grondslag hebben en de betrokken persoon waar nodig informeren.

3 Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van de relatie en de opdracht kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• –identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres;
• –bedrijfs- en functiegegevens, zoals organisatienaam, functie, KvK-nummer en gegevens over vertegenwoordigingsbevoegdheid;
• –dossiergegevens, waaronder besluiten, correspondentie, overeenkomsten, verklaringen, bewijsstukken, processtukken en andere door of namens de cliënt aangeleverde informatie;
• –gegevens die nodig zijn om een opdrachtbevestiging of machtiging op te stellen, te ondertekenen en te gebruiken;
• –financiële en administratieve gegevens, zoals factuuradres, bankrekeningnummer, betalingsstatus en gegevens die voor de boekhouding nodig zijn;
• –communicatiegegevens uit e-mail, telefoon, brieven, contactformulieren en berichten in het cliëntenportaal;
• –portaal- en beveiligingsgegevens, zoals accountgegevens, autorisaties, IP-adres, loginmomenten, mislukte inlogpogingen, sessiegegevens en technische loggegevens;
• –gegevens over gebruik van de website, voor zover functionele, beveiligings- of toegestane analytische cookies en vergelijkbare technieken worden gebruikt.

Juridische dossiers kunnen informatie bevatten over gezondheid, afkomst, religie, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, seksueel gedrag, strafrechtelijke feiten of andere gevoelige omstandigheden. Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer zij relevant en noodzakelijk zijn voor de juridische dienstverlening en de verwerking wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

4 Herkomst van persoonsgegevens

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van de cliënt of diens vertegenwoordiger. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van een wederpartij, advocaat, deurwaarder, deskundige, werkgever, verzekeraar, bestuursorgaan, rechtbank, openbaar register of een andere bij het dossier betrokken partij. Wij kunnen openbare bronnen raadplegen wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is voor de opdracht, controle van bevoegdheid of voorkoming van misbruik.

5 Doeleinden en grondslagen

Wanneer wij om toestemming vragen, kan die toestemming altijd worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht. Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen de rechten en belangen van de betrokkene.

6 Identificatie machtiging en fraudepreventie

Voor bestuursrechtelijke en andere vertegenwoordigingszaken moeten wij vóór aanvang kunnen vaststellen wie de cliënt is en of wij bevoegd zijn namens die cliënt te handelen. Wij gebruiken de verstrekte basisgegevens om de opdrachtbevestiging en, waar nodig, een machtiging op te stellen. De cliënt controleert en ondertekent deze documenten.

Wij vragen niet standaard om een gezichtsfoto of een kopie van een identiteitsbewijs. Aanvullende identiteitscontrole vindt alleen plaats wanneer:

• –een wettelijke verplichting, waaronder een toepasselijke Wwft-verplichting, dit vereist;
• –een bevoegd bestuursorgaan, rechter of andere bevoegde instantie dit aantoonbaar verlangt;
• –concrete twijfel bestaat over de identiteit of vertegenwoordigingsbevoegdheid;
• –er een concreet fraude-, veiligheids- of misbruikrisico bestaat.

In die gevallen bepalen wij vooraf welke controle noodzakelijk is. Waar inzage of registratie van beperkte gegevens volstaat, bewaren wij geen volledige kopie. Een ontvangen kopie wordt zo mogelijk voorzien van afscherming van niet-noodzakelijke gegevens en een doel- en datumaanduiding. Identificatiegegevens worden uitsluitend toegankelijk gemaakt voor personen die deze voor hun taak nodig hebben.

7 Cliëntenportaal en dossieropbouw

Cliënten kunnen via het beveiligde cliëntenportaal documenten aanleveren, hun dossier opbouwen, berichten uitwisselen en inzage krijgen in de voor hen beschikbaar gestelde dossierinformatie. Voor sommige gewone juridische diensten kan contact plaatsvinden zonder portaalaccount. Het openbare contactformulier biedt geen mogelijkheid om dossierstukken te uploaden.

De specialistische afdeling voor overheids- en bestuursrechtelijke zaken is aanvullend afgeschermd. Toegang wordt uitsluitend verleend aan geautoriseerde cliënten, medewerkers en andere personen voor wie toegang noodzakelijk is. Accounts zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld.

Voor beveiliging en misbruikpreventie leggen wij technische loggegevens vast. Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële profilering.

8 Wwft en integriteitsonderzoek

Legal Consultants AZ B.V. is geen bank en niet iedere juridische opdracht valt onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Wanneer een specifieke dienst wel onder de Wwft of een andere wettelijke onderzoeksverplichting valt, voeren wij het wettelijk vereiste cliëntenonderzoek uit. Dit kan onder meer betrekking hebben op identiteit, vertegenwoordiger, uiteindelijk belanghebbende, doel en aard van de relatie, herkomst van middelen en ongebruikelijke transacties. De daarvoor noodzakelijke gegevens worden alleen binnen dat wettelijke kader verwerkt en bewaard.

9 Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is. Ontvangers kunnen zijn:

• –medewerkers en personen die onder verantwoordelijkheid van Legal Consultants AZ B.V. administratieve of secretariële werkzaamheden verrichten;
• –advocaten, notarissen, deurwaarders, deskundigen, vertalers en andere professionele dienstverleners die bij de opdracht worden betrokken;
• –bestuursorganen, rechtbanken, geschilleninstanties, toezichthouders en andere bevoegde autoriteiten;
• –boekhoudkundige en fiscale dienstverleners;
• –leveranciers van hosting, e-mail, formulierverzending, beveiliging, back-up en technisch beheer;
• –verzekeraars, adviseurs of wederpartijen wanneer dit noodzakelijk is voor een klacht, aanspraak of geschil.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Met verwerkers maken wij schriftelijke afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, doeleinden en verwijdering. Zelfstandig verantwoordelijke beroepsbeoefenaren verwerken gegevens onder hun eigen wettelijke verantwoordelijkheid.

10 Technische dienstverleners en doorgifte buiten de EER

De website en het cliëntenportaal van Legal Consultants AZ B.V. zijn ontwikkeld in Next.js. E-mail wordt gehost via Hostnet. Berichten uit het openbare contactformulier worden via Resend doorgestuurd naar onze e-mailomgeving. De digitale omgeving, dossiergegevens en portaalfuncties worden gehost via Railway, waarbij voor de productieomgeving een Europese serverregio wordt gebruikt.

11 Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel, een wettelijke plicht of de bescherming van rechtsposities. Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

Een concrete wettelijke bewaartermijn of een aantoonbare noodzaak kan tot een afwijking leiden. In back-ups blijven verwijderde gegevens gedurende de back-upcyclus afgeschermd voor regulier gebruik en worden zij daarna overschreven of verwijderd.

12 Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking op basis van rollen, persoonlijke accounts, versleutelde verbindingen, logging, back-ups, beveiligingsupdates en afspraken over vertrouwelijkheid. Alleen personen die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang.

Geen enkel digitaal systeem is zonder risico. Bij een beveiligingsincident onderzoeken wij de aard en gevolgen, beperken wij de schade en doen wij waar nodig melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Vermoedens van onbevoegde toegang kunnen worden gemeld via secretariaat@legalconsultantsaz.nl.

13 Geen geautomatiseerde juridische besluitvorming

Juridische documenten en dossierstukken worden inhoudelijk door mensen beoordeeld. Wij gebruiken geen volledig geautomatiseerde besluitvorming die voor een betrokkene rechtsgevolgen heeft of hem anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij gebruiken geen geautomatiseerde gezichtsherkenning voor standaardidentificatie en voeren geen commerciële profilering uit op basis van dossiergegevens.

14 Verplichte en vrijwillige gegevens

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om een cliënt te identificeren, een opdracht te beoordelen, een machtiging op te stellen, een dossier te behandelen of aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zonder deze gegevens kunnen wij de opdracht mogelijk niet aannemen of uitvoeren. Gegevens die niet noodzakelijk zijn, hoeven niet te worden verstrekt.

15 Rechten van betrokkenen

Binnen de grenzen van de AVG kan een betrokkene verzoeken om:

• –inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken;
• –rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• –verwijdering van persoonsgegevens;
• –beperking van de verwerking;
• –overdracht van daarvoor in aanmerking komende gegevens;
• –bezwaar tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• –intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar secretariaat@legalconsultantsaz.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker en diens bevoegdheid te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Die termijn kan bij complexe of meerdere verzoeken volgens de AVG worden verlengd. Rechten kunnen worden beperkt wanneer dit noodzakelijk is ter bescherming van rechten van anderen, vertrouwelijkheid, een wettelijke bewaarplicht of een juridische procedure.

Een betrokkene kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij verzoeken betrokkenen een klacht bij voorkeur eerst aan ons voor te leggen, zodat wij deze kunnen onderzoeken.

16 Cookies en website

De website kan noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor werking, beveiliging, sessiebeheer en voorkeursinstellingen. Niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor volgens de geldende regels toestemming is verkregen. De actuele cookie-informatie en beschikbare keuzes worden op de website getoond in de cookieverklaring.

17 Minderjarigen

Onze dienstverlening en digitale omgeving zijn niet specifiek gericht op kinderen. Wanneer persoonsgegevens van een minderjarige noodzakelijk zijn voor een dossier, verwerken wij deze alleen voor zover dat rechtmatig en noodzakelijk is. Waar dit wettelijk vereist is, wordt de wettelijke vertegenwoordiger bij de opdracht en de verwerking van persoonsgegevens betrokken.

Dit geldt eveneens voor meerderjarigen die hun belangen niet zelfstandig kunnen behartigen en voor wie rechtsgeldig een curator, mentor, bewindvoerder of andere bevoegde vertegenwoordiger is aangewezen. De vertegenwoordiger wordt uitsluitend betrokken voor zover diens wettelijke of vastgelegde bevoegdheid betrekking heeft op de betreffende opdracht, beslissing of gegevensverwerking.

Legal Consultants AZ B.V. kan verlangen dat de vertegenwoordiger zijn identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid aantoont. Persoonsgegevens worden niet uitsluitend vanwege een lichamelijke, mentale of psychische beperking met familieleden, begeleiders of zorgverleners gedeeld. Daarvoor is toestemming, een geldige volmacht, een rechterlijke beslissing of een andere rechtsgeldige grondslag vereist.

18 Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, systemen, leveranciers of regelgeving wijzigen. De meest recente versie staat op de website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij bestaande cliënten op een passende wijze.

Vragen, verzoeken of klachten over persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar secretariaat@legalconsultantsaz.nl of naar Postbus 2015, 5600 CA Eindhoven.